Comment choisir un standard téléphonique pour votre entreprise

1.À quoi sert un standard téléphonique ?

Un standard téléphonique répartit les appels entrants entre vos collaborateurs, accueille vos correspondants quand tout le monde est occupé et vous permet d'appeler l'extérieur avec un numéro unique. Dès qu'une entreprise reçoit des appels de clients, de fournisseurs ou de patients, il devient un outil d'image autant qu'un outil de travail : un appel qui sonne dans le vide est souvent un client perdu.

Il n'existe pas de taille minimale. Un standard se justifie dès un seul poste, si vous voulez un accueil professionnel, des renvois vers votre mobile ou un répondeur adapté à vos horaires.

2.Standard hébergé ou standard sur site ?

C'est la première question à trancher. Les deux solutions offrent un accueil téléphonique complet. Elles diffèrent surtout par l'endroit où se trouve le « cerveau » du standard.

Notre conseil : partez de votre organisation, pas de la technologie. Si vos équipes bougent beaucoup ou travaillent sur plusieurs sites, le standard hébergé est souvent le plus simple. Si vous préférez garder votre système sur place, le standard sur site reste une solution robuste et durable.

3.Les fonctions d'accueil essentielles

Ce sont elles que vos clients entendent en premier. Un bon standard propose notamment :

• Le pré-décroché : un message d'accueil immédiat qui présente votre entreprise.
• Le menu vocal (ou SVI) : « tapez 1 pour le service commercial, 2 pour le SAV », pour orienter l'appelant vers le bon interlocuteur.
• Les files d'attente et la musique d'attente, personnalisées avec vos propres messages.
• Les groupes d'appels : plusieurs postes sonnent en même temps ou à tour de rôle.
• Les horaires et le répondeur : un message différent en dehors des heures d'ouverture, facile à modifier.
• Les renvois vers un collègue ou vers votre mobile, et le choix du numéro affiché quand vous appelez.
• Les statistiques : appels reçus, répondus, manqués et durées.

Pour des messages d'accueil et une musique d'attente qui vous ressemblent, découvrez nos messages d'accueil personnalisés.

4.Des postes adaptés à chaque métier

Un standard n'est utile que si chacun dispose du bon appareil :

• Le poste de bureau : grand écran, touches de raccourci vers vos collègues, son HD en mains libres.
• Le poste sans fil : pour ceux qui se déplacent dans vos locaux (atelier, entrepôt, officine), avec une bonne autonomie.
• Le mobile tout-terrain : résistant à l'eau, à la poussière et aux chocs, pour les environnements exigeants.
• L'application sur mobile et ordinateur : pour répondre avec le numéro de l'entreprise en déplacement ou en télétravail.
• Les casques sans fil et postes d'accueil pour les personnes qui prennent beaucoup d'appels.

Chez Elphicom, nous installons des postes Yealink et Unify, des marques reconnues qui restent fiables de nombreuses années. Voir nos solutions de téléphonie.

5.La connexion internet, un point souvent oublié

Les standards actuels fonctionnent par internet : la qualité de vos appels dépend donc de votre connexion. Les lignes cuivre traditionnelles (RTC et ADSL) sont en cours d'arrêt progressif en France. C'est le bon moment pour passer à une fibre professionnelle, dimensionnée selon votre nombre de postes et vos usages.

Pensez aussi à la continuité de service. Avec un standard hébergé, les appels peuvent basculer sur les mobiles en cas de coupure. Un accès 4G de secours permet en plus de rester joignable si un événement extérieur, comme des travaux ou des intempéries, coupe votre ligne. Voir nos offres fibre et opérateur.

6.Garder vos numéros

Changer de standard ne change pas vos numéros : vos clients, vos cartes de visite et votre site internet les utilisent depuis des années. Tous vos numéros sont conservés (on parle de portabilité), y compris les numéros faciles à retenir, et nous organisons la bascule pour éviter toute coupure. Chez Elphicom, c'est l'un de nos engagements principaux.

7.Installation, formation et SAV

Un bon standard, c'est aussi le service qui l'accompagne au quotidien. Chez Elphicom :

• nos techniciens installent et paramètrent votre standard, en trois semaines en moyenne, et plus vite en cas d'urgence ;
• vos équipes sont formées à son utilisation dès la mise en service ;
• notre hotline locale vous répond à un numéro non surtaxé, et chaque demande est suivie ;
• une astreinte prend le relais les week-ends et jours fériés pour les pannes urgentes ;
• un seul interlocuteur s'occupe de l'abonnement, du matériel et du SAV.

Pour en savoir plus sur notre hotline et notre astreinte : SAV et astreinte Elphicom.

8.Les bonnes questions à se poser

Huit questions pour bien cerner vos besoins :

1. Combien de personnes doivent pouvoir répondre au téléphone, aujourd'hui et dans trois ans ?
2. Vos équipes travaillent-elles au bureau, en déplacement ou en télétravail ? Sur un ou plusieurs sites ?
3. Que doivent entendre vos clients quand ils appellent, pendant et en dehors de vos horaires ?
4. Quels postes pour quels métiers : bureau, sans fil, tout-terrain, application ?
5. Votre connexion internet est-elle adaptée, avec une solution de secours ?
6. Vos numéros actuels sont-ils conservés, sans coupure ?
7. Vos équipes seront-elles formées ?
8. Qui appelez-vous en cas de problème, et à quelles heures ?